2016年1月から各企業から税務署や年金事務所等へ提出する書類に従業員の個人番号（マイナンバー）を記載しなければならなくなったことは、皆様ご存じかと思います。しかし、これに従業員が応答してくれなかった場合はどうなるのか？という疑問を持っていらっしゃる担当者の方も多いのではないかと思います。

各企業には個人番号（マイナンバー）の記載を義務付けられている書類がありますが、各従業員（個人）については、個人番号（マイナンバー）を会社へ申告する義務はありません。ですので、番号を知らせない従業員が発生する可能性は十分に考えられます。
この対策としては、事前に従業員教育を行って、会社から問い合わせがあった場合には個人番号（マイナンバー）を知らせるように促しておく必要があります。この場合の注意点としては、会社が国へ提出する書類に個人番号（マイナンバー）を記載しなければならない、ということはお話いただかなければならない事です。しかしこの際に、従業員が会社へ番号を知らせる事が義務であるかのような表現を取らない事を御注意下さい。わざわざ「義務ではない」と言う必要はないと思いますが、「知らせなければならないものだ（義務である）」とは言わないようにご注意下さい。

実際に従業員から番号を取得しようとした時に取得できなかった場合ですが、各役所へ提出する書類に個人番号（マイナンバー）が無かったからといって、受理されないということはありません。ですので、何がなんでも番号がなければならないと考える必要はありません。やむを得ない場合は、その旨を窓口へ申し出て下さい。
しかし、このときに条件があります。本来的には個人番号（マイナンバー）を記載して提出することが義務付けられている書類に記載をしないのですから、無条件に「記載していなくても良い」とすることはできません。番号の取得ができない状況であったことを証明する書面を求められる可能性があります。
この書面は規定の書式があるわけではありません。しかし、当該従業員には何度も番号提出の指示をしたにもかかわらず、本人からの提示がなかった、という書面を残しておいていただく必要があります。また、個人番号（マイナンバー）を求めた回数も、１回２回ではなく、何度もしつこく求めたにもかかわらず提示がなかった、という状況でなければなりません。その書面には、当該従業員本人の確認のサインか捺印があれば、尚良いということになります。

書類への個人番号（マイナンバー）の記載は、どうしても本人からの提示がない場合は記載しなくても良いのですが、それなりの取得のための努力をした、という証拠を残すようになさって下さい。